Oggi siamo tutti pieni di cose da fare ma abbiamo sempre meno tempo. Ecco 9 semplici consigli per imparare come essere più produttivi lavorando meno e meglio. Sembra impossibile vero? Anche per me lo era prima di rendermi conto che stavo sprecando energie che avrei potuto utilizzare meglio!

Molte persone pensano di essere “troppo occupate” per organizzarsi. (✋ Ero tra queste, lo ammetto!)

Ma avere una routine organizzata è l’ingrediente segreto per lavorare meno e produrre di più riducendo stress e ansia da prestazione.

Questo articolo è stato suggerito dalla mia Community su Telegram (se vuoi entrare sei la benvenuta, si parla di Blogging in maniera facile, di progetti da portare avanti e come vedi anche di organizzazione nel lavoro – ed ovviamente è gratuita).

Organizzare il lavoro e uccidere lo stress

come essere produttivi
come essere più produttivi

Tra gli articoli per il Blog da scrivere, i Social in cui essere presenti (ma non perfetti mi raccomando) e il rimanere aggiornati, le cose da fare sono sempre tantissime, e spesso siamo stanche ancor prima di iniziare! Quello che mi salva la vita ogni settimana è aver imparato ad essere organizzata sul lavoro.

Di solito, quando mi sento sopraffatta e vado in ansia, è proprio perchè non ho rispettato la tabella di marcia o sto rimandando qualcosa che avevo programmato, o, di nuovo, sto proprio procrastinando l’organizzazione di quel nuovo progetto.

Ecco, siamo già arrivati al fulcro della questione: quando nei vari articoli vi parlo di Strategia, è proprio questo che intendo! Analizzare i progetti nuovi prima di farli partire, organizzandoli in maniera distaccata. Quando la tua attività è organizzata non perderai tempo a cercare idee per un nuovo articolo o argomenti su cui scrivere! Non perderai tutti i post-it sulla scrivania e non passerai le ore su Pinterest a cercare ispirazione (no, su questo non posso garantire, io su Pinterest continuo a passarci le ore! :-D).

Ecco, oggi condividerò i miei 9 consigli per essere più produttivi sul lavoro e organizzare l’attività.

1. Strumenti per organizzare il lavoro ed essere più produttivi

Utilizzare strumenti per organizzare il lavoro e pianificare la strategia è il primo passo per essere più produttivi. Non è obbligatorio usare un Tool digitale, potresti anche trovarti bene come me con un planner cartaceo (se ne cerchi uno specifico per gestire i tuoi contenuti per il Blog, io ho realizzato questo Blog Planner da stampare).

L’importante è che tu possa visualizzare tutti i tuoi appuntamenti, i tuoi obiettivi generali, i tuoi obiettivi mensili, l’elenco e la To Do List giornaliera delle attività principali ecc.

Io sono sempre stata attratta dalla carta: scrivere nero su bianco mi aiuta a tenere impresse le idee, quasi come una connessione cervello-mano-carta. Per questo ho organizzato una Filofax con diverse sezioni. Se mi segui su instagram questa settimana ti farò vedere come ho organizzato la mia Filofax come Blog Planner per avere tutto sotto mano.

blog planner washi tape 1
Washi tape per decorare il Blog Planner

2. App per prendere appunti ovunque

Un’App per prendere appunti ti consente di tenere traccia di tutte le tue idee anche se non sei alla scrivania. Evernote, Asana, Google Keep, Trello e Notion sono esempi di app per prendere appunti.

Uso Evernote da tantissimo tempo. Non riesco neanche a visualizzare tutte le note che ho in Evernote! Pensa se avessi scritto un post-it per ognuna di queste idee! E quando le ritrovavo?

Evernote ha la possibilità di cercare gli appunti. Ad esempio, le mie note per questo articolo sono in Evernote. Per richiamarle, ho semplicemente digitato “essere produttivi” e il programma mi ha ridato tutto quello che avevo appuntato. Puoi anche aggiungere tag alle tue note per cercarle come se avessi inserito hastag.

Qualsiasi tipo di informazione può essere memorizzata in Evernote.

Ho note di idee su prodotti da proporre, su nuovi articoli per il Blog, su Collaborazioni che vorrei portare avanti… Posso salvare articoli dal web su Evernote ed anche seguire le mie To Do List giornaliere

Quindi, ovunque io sia e qualunque cosa stia facendo, Evernote è con me. Perchè non ho portato tutto su una App per produttività più specifica? Perchè mi sono resa conto che il tempo che perdevo per imparare ad usare Trello o Asana come volevo io, tenendo tutto organizzato, era troppo rispetto al valore che avrebbero dato al mio lavoro! In fin dei conti, un Washi Tape sulla mia Filofax con i miei Planner personalizzati fanno molto di più!

3. Organizzare gli appunti cartacei

organizzare gli appunti cartacei
organizzare gli appunti cartacei

La carta può facilmente prendere il controllo della tua scrivania. Se non sei abituata ad organizzare tutti i tuoi foglietti volanti, è l’ora di mettere ordine anche qui. Ma non una cosa brutta e noiosa! Io sto sistemando la mia Vision Board

Se non disponi di un sistema di archiviazione, è ora di crearne uno. E non deve essere un grande e brutto schedario. IO utilizzo le scatole delle scarpe: comode, compatte, e leggere. Infine ho appeso sopra la mia scrivania una Clip con tutte le mie carte che uso per la mia Filofax! Mi piace perché è funzionale e decorativa.

Inoltre, (e questo vale se stai ricominciando da zero o se hai già un sistema di archiviazione), controlla tutti i tuoi appunti su carta! Sbarazzati di tutto ciò che non è più rilevante per la tua attività e tieni solo quello che è necessario!

4. Controlla le tue spese

Questa è un’attività da fare regolarmente. Non possiamo pensare di essere più produttivi se non sappiamo quanto staaimo spendendo per la nostra attività e se questi investimenti sono ben riposti.

Anche per questo ho creato un planner per la mia Filofax specifico, personalizzato e che mi aiuta a controllare quanto spendo e quanto sono le entrate del mio Business. Tra aggiornamenti, consulenze, promozioni, canoni del dominio o del servizio Hosting… insomma, avere un luogo dove periodicamente controllare quanto stiamo effettivamente spendendo è una cosa da non trascurare! Anni fa avevo un negozio su Etsy, mi chiamavo “Plannerinlove” e realizzavo inserti per agende Filofax e simili… insomma, sono sempre stata una Planner Addict e amante del Business Digitale! Questo era uno dei miei inserti!

Inserto spese per Filofax
Inserto spese per Filofax

5. Tenere separati i conti personale e Business

Ecco, questa è una cosa che ho imparato col tempo! Anche quando avevo la mia attività su Etsy, non avevo ben chiara l’utilità di dividere le spese aziendali da quelle personali, in fin dei conti ero sempre io! Non fare questo errore! Hai bisogno di un conto dedicato al tuo lavoro, sia che tu abbia già Partita Iva o che tu non sia ancora un Professionista.

Può bastare una conto Paypal dedicato o una carta prepagata con Iban che usi specificatamente per il tuo progetto, ma tieni separate le due cose! Questo ti aiuterà tantissimo nel tener traccia delle spese, riconoscendo subito quelle legate all’attività e quelle personali.

6. Come essere più produttivi senza un calendario editoriale?

calendario editoriale
calendario editoriale

Di qualunque Business si tratti, se sei un professionista e vuoi promuovere la tua attività online devi creare contenuti. E sicuramente, anche se non sei un Blogger professionista, devi essere presente su più piattaforme diverse. Non si tratta di voler essere ovunque. Si tratta di strategia: conoscere la tua Buyer Persona (ne abbiamo parlato bene qui se vuoi approfondire) vuol dire sapere dove trovarla. Quindi se hai capito che non stai scrivendo per te stessa ma per risolvere un problema ed essere utile ai tuoi lettori, sai che “devi” andargli in contro nelle varie piattaforme che frequenta.

Se hai un Blog, e vuoi usare la comunicazione digitale in maniera corretta e trasversale, anche la promozione dei tuoi articoli sui Social ha bisogno di tempo e contenuti specifici.

Quindi, avere un Piano editoriale, è uno strumento indispensabile e d’aiuto. Questo è già il sesto punto di questa lista di consigli per essere più produttivi, ma è una delle abitudini produttive più importanti.

Quando hai organizzato i tuoi contenuti, puoi lavorare in modo più efficiente. Puoi raggruppare il tuo lavoro in sessioni, puoi lavorare in modo da non scrivere oggi il contenuto di domani. O peggio ancora, scrivere i contenuti di oggi, oggi. Scrivere contenuti all’ultimo minuto è troppo stressante oltre non essere quasi mai fattibile. Come sappiamo, non si tratta solo di scrivere, c’è tutto il lavoro di ricerca, studio e analisi che prenderebbe troppo tempo se fatto all’ultimo minuto, oltre che farti rischiare di non essere esaustivo per la fretta.

7. Organizza il tuo spazio di lavoro digitale

Link ricorrenti, documenti da consultare più volte, corsi online da seguire, podcast da ascoltare, blog da leggere, competitor da analizzare…. insomma, anche in più giornate, ma spesso il lavoro che svolgiamo ha momenti ripetitivi. Avere scorciatoie quindi, è un suggerimento che sento di dover inserire in questa lista di strumenti per essere più produttivi.

Sembra una cosa banale ma non lo è! Io stessa ci ho messo quasi un anno a capire che la barra preferiti del mio Browser non era più sufficiente a contenere tutti i miei ambienti digitali che frequento. Alla fine ho scelto di usare Dropbox per questo.

Per esempio:

  • Ho una cartella per tutte le risorse del mio blog ed è organizzata per post sul blog. C’è una sottocartella separata per ogni post che include bozze, immagini, grafica dei social media correlata, ecc.
  • Ho una cartella per tutte le mie foto d’archivio, organizzate per fonte.
  • Ho anche una cartella per i miei prodotti, con sottocartelle per ogni singolo prodotto, in modo che tutte le informazioni per quel prodotto siano raggruppate insieme.

8. Decluttering digitale

come essere produttivi
decluttering digitale

Già, lo abbiamo detto al punto n. 3, tenere in ordine le carte nella nostra postazione di lavoro è di enorme aiuto. Allo stesso modo, declutterare e cestinare i fogli che non servono più libera anche la mente (almeno per me è così). Ma al Desktop del tuo Pc ci pensi mai? Sbarazzati di cose che non ti servono.

Cancella il tuo desktop. Cosa si può lanciare? Cosa può andare nei cassetti o negli archivi? Elimina i file obsoleti dal computer e dall’archivio file fisico.

Elimina le vecchie note dalla tua app per prendere appunti. Elimina attività e progetti dal tuo sistema di produttività che non raggiungerai mai. Archivia i progetti completati in modo che non ingombrino il tuo sistema.

9. Tieni traccia di quello che usi per non fermarti quando ti serve

come essere produttivi
come essere produttivi

Se vendi prodotti fisici, farei un controllo settimanale della fornitura. Fai un rapido inventario dei materiali che utilizzi per creare i tuoi prodotti. Inoltre, controlla le forniture di imballaggio e spedizione.

Se non vendi prodotti fisici, fai un controllo mensile di quello che ti serve. Di quali forniture per ufficio hai bisogno? Hai delle penne? Appunti su post-it? Inchiostro per stampante? La Ring Light funziona sempre? Avere tutto pronto e a portata di mano aiuta ad essere più produttivi perchè ci evita di fermarci nel momento del bisogno per andare a comprare quella cartuccia per la stampante, o perchè abbiamo terminato i nostri refill per Filofax.

Crea un semplice elenco di inventario delle scorte che usi regolarmente e di quanto di ogni articolo vuoi tenere a portata di mano. Quando esegui il controllo delle scorte, scorri l’elenco e saprai esattamente cosa ordinare.

Come essere più produttivi: ricapitoliamo!

modi per essere più produttivi
modi per essere più produttivi

Ok, abbiamo terminato, ma alla fine questo articolo è diventato lungo e fitto di consigli, quindi ricapitoliamo per averli tutti sott’occhio velocemente?

1.Strumenti per organizzare il lavoro

2. App digitali per note e appunti veloci

3.Organizzare gli appunti cartacei

4. Tenere le spese sotto contollo

5. Dividere i conti personali da quelli aziendali

6. Usare un calendario editoriale in base al tuo piano editoriale

7. Organizzare lo spazio digitale

8. Decluttering digitale

9. Tenere traccia e manutenzione delle scorte

Vuoi ricordarlo? Salva 9 modi semplicissimi per organizzare la tua attività nella tua bacheca Pinterest preferita.

come essere produttivi
come essere produttivi lavorando da casa

*****************************************
Hai un Blog ma NON funziona come vorresti? Oppure hai capito di aver bisogno di un BLOG per la tua attività ma non sai da dove iniziare? …continui a scrivere ma i RISULTATI non arrivano? I Social iniziano a starti stretti ed hai bisogno di un luogo tutto tuo dove lavorare? Ti impegni tanto, ma hai l’impressione che i frutti che raccogli NON siano sufficienti? Segui la nuova Masterclass gratuita di Blog Facile e scopri come mettere il turbo al tuo lavoro online!
*******************************************